Việc làm hành chính văn phòng và những điều cần biết

Việc làm hành chính văn phòng là một trong những công việc mà nhiều người nhắc tới với nhiều vấn đề cần tìm hiểu. Nếu bạn muốn làm công việc của nhân viên hành chính văn phòng thì hãy tìm hiểu kỹ những thông tin liên quan đến vị trí công việc này qua những thông tin bên dưới.

Việc làm hành chính văn phòng và những điều cần biết

Tìm hiểu về việc làm hành chính văn phòng

Ở bất cứ công ty hay doanh nghiệp nào thì bộ phận hành chính văn phòng cũng không thể thiếu, đây là vị trí thường xuyên làm việc với các thủ tục hành chính và đón tiếp khách đến với công ty, thực hiện các công tác văn thư lưu trữ và hỗ trợ cho các nhân viên khác. Đồng thời, nhân viên hành chính văn phòng còn đưa ra những tư vấn về mặt pháp lý cho các lãnh đạo cấp trên về một vấn đề nào đó.

Những công việc mà nhân viên hành chính văn phòng cần làm

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng thường là tiếp xúc với giấy tờ của công ty, và thực tế thì nhiều người thường coi nhẹ công việc này hơn so với những công việc chuyên môn khác. Nhiệm vụ của một người làm nhân viên hành chính văn phòng khá là đa dạng và người ta thường nói vui rằng nhân viên hành chính văn phòng giống như bảo mẫu của công ty.

Những công việc mà nhân viên hành chính văn phòng đảm nhận như sau:

+ Làm lễ tân: Có nhiệm vụ trả lời tất cả những cuộc điện thoại gọi đến điện thoại của công ty, Đón tiếp khách đến công ty, xử lý tất cả những thông tin và hướng dẫn khách đến với các phòng ban bộ phận chuyên môn khi họ có nhu cầu giải quyết công việc.

+ Thư ký: Nhiệm vụ của người nhân viên hành chính văn phòng chính là sắp xếp các lịch làm việc của các phòng ban bộ phận, sắp xếp lịch họp và chuẩn bị tốt phòng họp với các trang thiết bị cần thiết cho cuộc họp hay cuộc phỏng vấn, các cuộc liên hoan của công ty.

Những công việc mà nhân viên hành chính văn phòng cần làm

+ Lưu trữ văn bản của công ty: Các hồ sơ, các thư từ, công văn kinh doanh, các loại văn bản hành chính khác của công ty cần được tổng hợp lại và lưu trữ, phân loại rõ ràng.

+ Chấm công cho các nhân viên trong công ty: Nhân viên hành chính văn phòng thực hiện việc chấm công, điểm danh các nhân viên trong công ty, phổ biến những nội qua trong công ty cho nhân viên mới và nhắc nhở các nhân viên thực hiện đúng nội quy công ty.

+ Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, khỏe mạnh: Thực hiện việc chăm sóc sức khỏe, tổ chức các đợt khám bệnh định kỳ cho nhân viên trong công ty. Đứng ra giải quyết các mâu thuẫn của các nhân viên trong công ty, dung hòa các mối quan hệ và hợp tác hỗ trợ trong công việc.

Trở thành nhân viên hành chính văn phòng, các bạn cần chuẩn bị những gì?

Trở thành nhân viên hành chính văn phòng đồng nghĩa với việc đảm bảo về nhiều phương diện khác nhau để có thể làm tốt những nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.

Về tố chất của người nhân viên hành chính văn phòng

Bạn cần đảm bảo rằng bạn là một người năng động, nhanh nhẹn và nhiệt tình. Bạn có tính cách tỉ mỉ và có quy củ, có tư duy và làm việc một cách khoa học, logic, có đầu óc sắp xếp những công việc phù hợp. Tính chất công việc của nhân viên hành chính văn phòng luôn cần vận động không ngừng, chính vì thế bạn cần rèn luyện sức khỏe và rèn luyện tính kiên trì để có thể đối diện với áp lực công việc.

Về tố chất của người nhân viên hành chính văn phòng

Về kỹ năng trong công việc

Các kỹ năng cần thiết trong công việc mà bạn cần có khi ở vị trí nhân viên hành chính văn phòng như: Kỹ năng quản lý tốt thời gian, kỹ năng làm việc nhóm để kết hợp với các bộ phận trong công ty, kỹ năng bao quát và tổng hợp công việc, kỹ năng xử lý tình huống, khả năng ngoại ngữ và tin học văn phòng… Có kỹ năng này bạn có thể tự tin ứng tuyển trên bất cứ trang tuyển dụng online nào hiện nay. Và https://timviec365.vn/ chính là địa chỉ mà bạn có thể thử sức để tìm một công việc nhân viên hành chính văn phòng như ý!

Những người làm việc trong vị trí nhân viên hành chính văn phòng cần thường xuyên tổ chức và tham gia các hoạt động ngoại khóa để nâng cao những kỹ năng chuyên môn của mình.

Về kinh nghiệm trong công việc

Nhân viên hành chính văn phòng cần là người có am hiểu về những khía cạnh công việc khác trong nhiều lĩnh vực khác nhau để có thể phối hợp được với các bộ phận trong công ty. Khi bạn có nhiều kinh nghiệm làm việc trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau thì bạn sẽ nhanh chóng hơn trong quá trình giải quyết các vấn đề trong công việc.
Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm đa dạng trong các lĩnh vực như quan hệ đối ngoại, kinh doanh, thị trường marketing, thư ký, nhân sự… thì cơ hội việc làm trong lĩnh vực hành chính văn phòng sẽ rộng mở với bạn và bạn sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Tìm việc làm hành chính văn phòng như thế nào?

Vị trí công việc của nhân viên hành chính văn phòng là vị trí không thể thiếu trong các công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Cơ hội việc làm hành chính văn phòng dành cho các bạn trẻ rất rộng mở. Tất cả các sinh viên theo học ngành văn thư, lưu trữ, khoa học thông tin hoặc là các ngành có liên quan đến văn phòng, các bạn có thể làm thư ký văn phòng cho lãnh đạo, làm việc tại những phòng ban chức năng hoặc làm việc tại các trung tâm lưu trữ dữ liệu.

Bạn có thể tìm việc làm nhân viên hành chính văn phòng tại các trang mạng xã hội, các hội nhóm tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng hoặc tìm việc trên các website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm.

Tìm việc làm hành chính văn phòng không khó, các bạn cần nắm bắt những thông tin việc làm hành chính văn phòng để biết được những yếu tố cần có đối với công việc này và cách thức để tìm việc làm nhân viên hành chính văn phòng như thế nào để nắm bắt cơ hội việc làm cho chính mình.

Xem thêm:   Thông tin việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh